Osassa Östersundomin hautausmaan vanhan osan kortteleissa 1-3 sijaitsevista haudoista oikeus haudan hallintaan on päättynyt ennen hautausmaan siirtymistä Helsingin seurakuntayhtymän hallintaan 1.1.2009. Näille haudoille on laitettu kuulutuksesta kertova tiedote, josta löytyy toimintaohjeet haudan hallinta-ajan jatkamiselle. Hautojen kuulutus on osa hautaustoimen joka vuotista toimintaa. Kuuluttamisella omaiset saavat tietoonsa haudan hallinta-ajan ja heidän yhteydenottojen myötä pystytään päivittämään vanhojen hautojen asiakastietoja. Kuulutuskäytäntö palvelee hautausmaan yleistä siisteyttä ja mahdollistaa hautojen käytön hautauksiin myös tulevaisuudessa.

Koska kaikkia haudanhaltijoita tai omaisia ei voida yhteystietojen vanhennuttua henkilökohtaisesti tavoittaa kirjeellä, on kaikilla niillä haudoilla, joiden hallintaoikeus on päättynyt, nähtävänä seuraava ilmoitus:

KUULUTUS

Oikeus tämän haudan hallintaan on päättynyt ennen hautausmaan siirtymistä Helsingin seurakuntayhtymän hallintaan 1.1.2009. Mikäli hautaan oikeutetut haluavat jatkaa hallintaoikeuttaan, he voivat tehdä uuden sopimuksen 31.12.2025 mennessä Helsingin ev.-lut. seurakuntien hautapalveluissa: Kolmas linja 22 B, 00530 Helsinki, puh. (09) 2340 6000, sähköposti: helsinki.hautapalvelut@evl.fi. Ellette halua uudistaa sopimusta, siirtyy hautamuistomerkkeineen Helsingin seurakuntayhtymän hallintaan. Mikäli haluatte, voitte siinä tapauksessa poistaa hautamuistomerkin 30.6.2026 mennessä.

Tavallista pidemmällä 1,5 vuoden kuulutusajalla pyritään varmistamaan, että tieto päättyneestä hallinta-ajasta tavoittaa mahdollisimman monen haudan omaiset. Kuulutusprosessin ja hautamuistomerkin poistamiseen varatun ajan päätyttyä seurakuntayhtymä kartoittaa ne haudat, joiden hallinta-aikaa ei ole jatkettu, ja jotka näin ollen siirtyvät seurakuntayhtymän hallintaan. Hautausmaan ja hautakortteleiden yleisilmeen vaalimiseksi kulttuurisesti arvokkaita hautoja voidaan esittää säilytettäväksi tai vanhoja sukuhautoja voidaan muuttaa pieniksi muistolehdoiksi vanhan hautakiven säilyessä yhteismuistomerkkinä.